«مبایعه‌نامه»، قراردادی است که طی آن، بیع(خرید) انجام شده است و به قراردادی اطلاق می‌شود که طبق آن، مالی به دیگری فروخته شده باشد. در نتیجه، عرفاً، قرارداد مکتوبی که بین دو طرف (فروشنده و خریدار یا بایع و مشتری) تنظیم و بر اساس آن، مالی در مقابل دریافت عوض یا بها یا قیمت، فروخته می‌شود، «مبایعه‌نامه» محسوب می‌شود.
در تعریف قولنامه باید گفت که گاه افراد، قصد خرید یا فروش مالی را دارند، ولی مقدمات آن فراهم نیست؛ مثلاً خریدار پول کافی ندارد یا فروشنده باید برای دریافت برگه مفاصاحساب شهرداری، دارایی و … اقدام کند. در این حالت، دوطرف، قراردادی عادی تنظیم می‌کنند و در آن متعهد می‌شوند که در زمان و مکانی مشخص (دفتر اسناد رسمی) حضور پیدا کنند و با شرایط تعیین شده در قرارداد، معامله را انجام دهند. به این قرارداد تنظیم شده، قولنامه می‌گویند.
به گزارش مجله دلتا، همان گونه که جواد نوائیان در «خراسان» نوشته است: مبایعه‌نامه باید در سه نسخه تنظیم شود. هر سه نسخه را باید با یک خط و به یک صورت بنویسند. در قراردادهای قدیمی، برای نوشتن مبایعه نامه، از کاربُن استفاده می‌شد؛ اما امروزه، در قراردادهای جدید، به صورت پرینتی و یکسان تنظیم می‌شود. از سه نسخه قرارداد، یک نسخه برای خریدار و یک نسخه برای فروشنده است و نسخه اصل قرارداد توسط متصدی معاملات، بایگانی می‌شود که به همراه کپی مدارک، باید تا پنج سال در دفتر املاک نگهداری شود تا در صورت لزوم، به آن مراجعه کنند.
مبایعه‌نامه باید در سامانه ثبت معاملات املاک و مستغلات کشور ثبت شده و پس از ثبت، دارای کد رهگیری معتبر باشد. مبایعه‌نامه باید دارای هولوگرام معتبر صادر شده توسط اصناف و وزارت بازرگانی و شماره هولوگرام و شماره ثبت معتبر باشد. مبایعه‌نامه باید توسط متصدی معاملات یا مباشر آن، ممهور به مهر دارای جواز کسب و با امضای شخص حقوقی و تأیید کننده اصالت قرارداد و اسناد و هویت دو طرف باشد.
